Über High Performance People, Productivity Habits und New Work – Ein Leitfaden für mehr Effizienz

In einem spannenden Gespräch mit Jasmin Heuberger, Managing Director von KMU Beats und Senior Consultant bei Gsponer Partners AG, tauchten wir tief in die Welt der Produktivität, Gewohnheiten und New Work ein. Jasmin, eine erfahrene Expertin in den Bereichen Management und Leadership, teilte wertvolle Einblicke und praxisnahe Tipps für beruflichen Erfolg und persönliche Entwicklung.

Im Blog lernst du u.a.:

• Wie du deine produktivste Zeit identifizierst und optimal nutzt, um Aufgaben effizient zu planen.

• Die Bedeutung von klaren Prioritäten nach dem "Eat That Frog"-Prinzip und wie dies Prokrastination verhindert.

• Warum New Work nicht nur eine Veränderung der Arbeitsweise, sondern auch eine Chance für Flexibilität und Innovation ist.

Welche 3 konkreten Productivity Habits empfiehlst du, um deine tägliche Produktivität zu steigern?

Ich würde folgende Habits empfehlen: 

1. Nutze deine produktivstes Zeitfenster | Finde heraus, wann du am produktivsten bist:

   Die Erkenntnis, dass ich schon um 6 Uhr morgens auf Hochtouren laufen kann, war ein Wendepunkt für meine persönliche Produktivität. Ein tiefes Verständnis deiner eigenen Stärken, Schwächen und produktivsten Zeiten ist fundamental. Dieses Wissen ermöglicht es dir, Aufgaben effizienter zu planen und Prioritäten so zu setzen, dass sie deinen individuellen Arbeitsstil optimal unterstützen. Durch die Ausrichtung deiner Arbeit an deinen persönlichen Präferenzen und Fähigkeiten kannst du Herausforderungen geschickter bewältigen und deine Effektivität steigern.

2. Setze Prioritäten | "Eat That Frog"-Prinzip:

   Eine Methode, die ich besonders schätze, ist das "Eat That Frog"-Prinzip. Es geht darum, zuerst die Aufgabe anzugehen, die am wichtigsten und möglicherweise am unangenehmsten ist. Indem du deine Prioritäten klar definierst und dich zuerst den grössten Herausforderungen stellst, vermeidest du Prokrastination und steigerst deine Produktivität erheblich.

3. Pflege ein gutes Zeitmanagement inkl. Pausen:

   Effektives Zeitmanagement ist entscheidend, um die tägliche Produktivität zu steigern. Es umfasst das Setzen von klaren Zielen und die Nutzung von Planungstools (Z.B. den Planner in Microsoft Teams). Ein Bereich, der leider immer wieder vernachlässigt wird, ist das Einlegen von Pausen. Diese sind wichtig, um leistungsfähig zu bleiben und die Konzentration zu behalten. Ein gutes Zeitmanagement hilft somit, Aufgaben effizient zu organisieren und auf dem richtigen Weg zu bleiben. 

Kannst du Beispiele für High Performance People nennen und welche Eigenschaften zeichnen sie aus?

High Performance People sind Individuen, die in Unternehmen überdurchschnittlich motiviert und fähig sind, aussergewöhnliche Leistungen zu erbringen. Diese Personen zeichnen sich durch exzellentes Selbstmanagement, eine hohe Lösungs- und Ergebnisorientierung aus und nehmen Herausforderungen aktiv an. 

Zu den typischen Eigenschaften gehören u.a. ihre Fähigkeit, sich durch erreichte Ziele für neue Herausforderungen zu motivieren, eine Präferenz für einen effektiven Arbeitsstil, das Hinterfragen bestehender Abläufe und Arbeitsroutinen sowie eine hohe Resilienz gegenüber Rückschlägen. Sie setzen auf innovative Methoden und verlassen destruktive Arbeitsumgebungen schneller als andere. Sie haben den Willen und die Disziplin voranzugehen. Auf der Führungsebene motivieren sie ihr Team durch Vorbildfunktion und integrieren die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter:innen gezielt in die Arbeit​​.

Wichtig ist neben dem Fördern solcher Individuen auch das Fördern einer High-Performance-Kultur in Unternehmen, wobei die Kultur stark von Vertrauen, psychologischer Sicherheit und einem starken Wachstums-Mindset geprägt ist. Führungskräfte in solchen Kulturen inspirieren und motivieren andere, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Sie fühlen sich ermächtigt und engagiert, Herausforderungen anzunehmen und über sich hinauszuwachsen.

Welche Rolle spielen persönliche Ziele bei der Gestaltung deiner Productivity Habits?

Persönliche Ziele sind das Fundament effektiver Gewohnheiten, indem sie Klarheit und Richtung bieten. Sie motivieren uns, indem sie tägliche Gewohnheiten mit unseren langfristigen Ambitionen verknüpfen, was uns hilft, Prioritäten zu setzen und Entscheidungen zu treffen. 

Diese enge Verbindung zwischen persönlichen Zielen und Produktivitätsgewohnheiten sorgt für eine höhere Effizienz im Alltag und fördert eine tiefere Zufriedenheit und Erfüllung in unserem persönlichen und beruflichen Leben.

Wie gehst du vor, wenn du mit vielen verschiedenen Themen und Aufgaben konfrontiert bist? Wie strukturierst du deine Arbeit in solchen Situationen?

Ich wende eine Methode an, die wir als "Ordnungsmoment" bezeichnen. Dieser Ansatz hilft, in der hektischen Arbeitswelt Ordnung in das Chaos zu bringen. Hier sind die Schritte, die ich dabei typischerweise verfolge:

1.  Innehalten und Übersicht gewinnen: Zuerst nehme ich mir einen Moment Zeit, um zu pausieren und das Gesamtbild zu betrachten. Dieser Schritt ist entscheidend, um mich nicht in der Unmittelbarkeit und Dringlichkeit einzelner Aufgaben zu verlieren.

2. Themen und Aufgaben ordnen: Anschliessend ordne ich die anstehenden Themen und Aufgaben. Das kann bedeuten, sie nach Projekten, Dringlichkeit oder anderen Kriterien zu kategorisieren. Das Ziel ist es, eine strukturierte Übersicht zu schaffen, die es mir ermöglicht, effektiver zu navigieren.

3. Prioritäten setzen: Nachdem ich eine Ordnung geschaffen habe, setze ich Prioritäten. Dabei identifiziere ich, welche Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit benötigen und welche eventuell zurückgestellt oder in kleinere, handhabbare Teile zerlegt werden können.

4. Delegieren, wo nötig: Nicht alle Aufgaben müssen von mir persönlich erledigt werden. Wo es sinnvoll und möglich ist, delegiere ich Aufgaben an Teammitglieder oder externe Unterstützung. Dieser Schritt ist wesentlich, um nicht nur meine eigene Arbeitslast zu managen, sondern auch, um die Kompetenzen und Kapazitäten des Teams optimal zu nutzen.

Indem wir diesen "Ordnungsmoment" regelmässig praktizieren, gelingt es uns als Team, auch in stressigen Phasen mit vielen verschiedenen Aufgaben den Überblick zu behalten und effektiv voranzukommen. Dieser Ansatz hilft dir, Klarheit zu schaffen, Ressourcen gezielt einzusetzen und letztendlich produktiver zu arbeiten.

Welche Tipps hast du für Frauen im mittleren Management, um effektiv Prioritäten zu setzen?

Prioritäten zu setzen bedeutet, proaktiv über die eigene Zeit und Ressourcen zu entscheiden. 

Meine drei Tipps: 

1. Sei dir deiner Ziele bewusst: Der Schlüssel zu effektivem Zeitmanagement und Prioritätensetzung liegt im Definieren klarer und messbarer Ziele. Indem du spezifische Ziele festlegst, schaffst du eine klare Richtung und vereinfachst die Entscheidungsfindung bezüglich der Prioritäten. Klare Zielvorgaben dienen nicht nur als Wegweiser, sondern steigern auch die Motivation durch das Setzen messbarer Erfolgskriterien. Dies erleichtert es, Fortschritte präzise zu verfolgen und gewährleistet, dass jede Aufgabe und jedes Projekt direkt zur Erreichung dieser Ziele beitragen.

2. Trau dich "Nein" zu sagen: Die Fähigkeit, "Nein" zu sagen, ist eine der wichtigsten Kompetenzen im Zeitmanagement. Sie ermöglicht es dir, Anfragen abzulehnen, die nicht mit deinen Prioritäten übereinstimmen. Indem du klare Grenzen setzt – sowohl im beruflichen als auch im privaten Umfeld - kannst du sicherstellen, dass deine Zeit und Energie den Aufgaben gewidmet sind, die für deine Ziele und Werte am relevantesten sind. Das "Nein"-Sagen erfordert Mut und Selbstbewusstsein, führt jedoch zu einer gesünderen Work-Life-Balance und einer höheren Zufriedenheit im Berufsleben.

3. Nutze deinen Kalender effektiv: Ein gut strukturierter Kalender ist mehr als nur ein Werkzeug zur Terminplanung - er ist ein visuelles Hilfsmittel, um Prioritäten darzustellen und spezifische Zeitblöcke für wichtige Aufgaben und Fokuszeiten zu reservieren. Durch die gezielte Planung und visuelle Darstellung deiner Aufgaben im Kalender erhältst du einen klaren Überblick über anstehende Fristen und kannst deine Zeit optimal nutzen.

Welche Fähigkeiten denkst du, sind entscheidend für zukünftigen Erfolg oder um relevant auf dem Arbeitsmarkt zu bleiben?

Ich denke es werden verschiedene Fähigkeiten entscheidend sein: 

• Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung: Wir navigieren durch eine Zeit des unaufhörlichen Wandels, in der die fortwährende Anpassung und das Erlernen neuer Fähigkeiten zu einer lebenswichtigen Maxime wird. Die rasante technologische Entwicklung zwingt uns dazu, stetig an uns zu arbeiten und unsere Kompetenzen zu erweitern, um den zukünftigen Anforderungen gewachsen zu sein. Diese Realität macht es unabdingbar, dass wir nicht nur lernwillig und flexibel sind, sondern auch proaktiv unsere Fähigkeiten weiterentwickeln, um mit den ständigen Veränderungen Schritt halten zu können.

• Selbstmanagement: Die Fähigkeit, sich selbst zu organisieren, zu motivieren und effizient zu arbeiten, gewinnt zunehmend an Bedeutung. Das umfasst Zeitmanagement, Zielsetzung und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, um produktiv zu bleiben​​.

• Lösungs- und Ergebnisorientierung: In einer komplexen Arbeitswelt sind die Fähigkeit, Probleme effektiv zu lösen und ein starker Fokus auf Ergebnisse entscheidend. Das erfordert analytisches Denken, Kreativität und die Fähigkeit, aus Fehlern zu lernen und sich schnell auf Veränderungen einzustellen​​.

• Kommunikationsfähigkeiten: Die Fähigkeit, klar und effektiv zu kommunizieren, ist in fast allen Berufsfeldern wichtig. Das schliesst sowohl verbale als auch schriftliche Kommunikation ein und beinhaltet das aktive Zuhören, die Fähigkeit, komplexe Informationen verständlich zu vermitteln, und die Kompetenz, in interkulturellen und virtuellen Teams zu arbeiten​​​​.

• Digitale Kompetenz: Die digitale Transformation durchdringt alle Branchen, wodurch digitale Fähigkeiten wie die sichere Nutzung von Informationstechnologie, Grundkenntnisse in der Datenanalyse und Verständnis für digitale Tools und Plattformen zunehmend gefragt sind​​​​.

• Anwendung von Künstlicher Intelligenz (KI): Mit dem Aufstieg der KI in verschiedenen Sektoren ist das Verständnis für und die Fähigkeit zur Anwendung von KI- und maschinellen Lern-Tools eine wichtige Kompetenz, um innovative Lösungen zu entwickeln und Wettbewerbsvorteile zu schaffen​​.

Welche Möglichkeiten siehst du in New Work oder welche Vorteile bringt es mit sich?

New Work bietet wesentliche Vorteile, indem es auf die Flexibilität und Selbstbestimmung der Mitarbeiter:innen setzt und eine neue Führungsphilosophie einführt, die auf Augenhöhe kommuniziert und coacht. Die Möglichkeit, remote zu arbeiten, spart Zeit und fördert konzentriertes Arbeiten, was zu einer besseren Work-Life-Balance und einer Steigerung der Produktivität führen kann. Agiles Arbeiten und die Nutzung digitaler Tools unterstützen die Kollaboration und Innovativität. Unternehmen, die New-Work-Prinzipien anwenden, können attraktiver für Fachkräfte werden, was ihnen hilft, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Warum denkst du, dass die Einführung von New Work für einige Unternehmen und Personen eine Herausforderung darstellen kann?

Da gibt es mehrere Gründe:

• Angst vor dem Unbekannten: Viele Unternehmen und Personen bevorzugen bewährte Methoden und meiden das Unbekannte, das mit New Work einhergeht. Diese Veränderungen führen zu Unsicherheiten, die oft als Risiko betrachtet werden. Doch diese Angst sollte nicht dazu führen, dass man Innovationen aus dem Weg geht oder gar auf der Stelle tritt.

• Fehlendes Verständnis für die Vorteile: Trotz der zahlreichen Vorteile, die New Work bietet – wie gesteigerte Flexibilität, Kreativität und Mitarbeiterzufriedenheit –, erkennen nicht alle Unternehmen deren Wert. New Work ist eine Anpassung an die dynamische Arbeitswelt, deren Potenzial oft unterschätzt oder übersehen wird.

• Starre Unternehmenskulturen: In vielen Organisationen verhindern hierarchische Strukturen und unflexible Prozesse die Einführung neuer Arbeitsweisen. Diese tief verwurzelten Unternehmenskulturen können sich als signifikante Barrieren für die Implementierung von New-Work-Prinzipien erweisen.

• Kurzsichtigkeit: Der Schwerpunkt auf kurzfristigen Erfolgen kann den Blick für notwendige langfristige Entwicklungen versperren. Die Umsetzung von New Work erfordert eine Investition in die Zukunft, vor der einige Unternehmen zurückschrecken, da die unmittelbaren Kosten und der Aufwand im Vordergrund stehen.

Für eine erfolgreiche Implementierung von New Work ist es daher entscheidend, diese Herausforderungen zu erkennen und aktiv anzugehen. Das erfordert oft einen Kulturwandel innerhalb des Unternehmens, ein Umdenken bei Führungskräften und Mitarbeiter:innen sowie die Bereitschaft, in langfristige Entwicklungen zu investieren. Durch Aufklärung über die Vorteile von New Work, die Förderung einer offenen und flexiblen Unternehmenskultur sowie das Setzen langfristiger Ziele kann der Übergang zu neuen Arbeitsformen gelingen und sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter:innen von Vorteil sein.

Wo dürfen wir uns mit dir verknüpfen?

Ich würde mich über eine Vernetzung oder Kontaktaufnahme via LinkedIn freuen:
Jasmin Heuberger

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Über Jasmin

Mein beruflicher Weg begann in der kreativen Welt der Floristik, doch mein Drang nach neuen beruflichen Herausforderungen im Bereich Marketing und Kommunikation zog mich bald in die kaufmännische Branche. Um als solide Basis zu starten, entschied ich mich bewusst gegen den direkten Quereinstieg und für den Abschluss einer klassischen KV-Lehre. Dieser Schritt läutete den Beginn meiner kontinuierlichen Weiterbildung ein, die mich zunächst zu einem Fachausweis in Marketing führte. Meine Bildungsreise setzte sich fort mit einem Nachdiplomstudium in Management & Leadership, gefolgt von einem CAS in Unternehmensführung, bis ich schliesslich meinen MBA mit einer Spezialisierung in angewandter Psychologie abschloss. Aktuell erweitere ich meine Expertise in einem CAS über generative KI – stets auf der Suche nach neuen Wissenshorizonten.

Im Laufe meiner beruflichen Karriere habe ich immer die Gelegenheit genutzt, neue Wege zu beschreiten und habe dabei in jedem Unternehmen, in dem ich tätig war, neben zahlreichen Herausforderungen bedeutende Unterstützung und Förderung erfahren. Mit 28 Jahren stieg ich in die Geschäftsleitung eines Bildungsinstituts ein. Während meiner nahezu fünfjährigen Tätigkeit spielte ich eine Schlüsselrolle bei der Fusion zweier Bildungseinrichtungen – ein Projekt, das mich vor grosse Herausforderungen stellte und meinen beruflichen Werdegang nachhaltig prägte. Kurz darauf eröffnete sich mir die Möglichkeit, bei der renommierten Unternehmensberatung Gsponer Partners AG, die Tochtergesellschaft Skills Beats GmbH aufzubauen. Parallel dazu wirke ich als Senior Consultant, wo ich mein umfangreiches Fach- und Methodenwissen in die Kundenprojekte einbringe – eine Verantwortung, die mich täglich aufs Neue inspiriert und erfüllt.

In meinem privaten Engagement bin ich in vielfältigen Netzwerken aktiv und trage als Mentorin bei der Start-Up Academy in Basel zur Entwicklung junger Talente bei. Diese Tätigkeit ermöglicht es mir, mein Wissen und meine Erfahrungen an die nächste Generation von Unternehmerinnen und Unternehmern weiterzugeben. In dieser Rolle agiere ich nicht nur als Beraterin, sondern auch als Sparringpartnerin, die eng mit aufstrebenden Talenten zusammenarbeitet. Dies hält mich nicht nur am Puls der Startup-Szene und fördert mein Verständnis für Generationendiversität, sondern bietet mir auch die Gelegenheit, kontinuierlich Neues über aktuelle Themen und Herausforderungen zu lernen. Diese Wechselwirkung von Geben und Nehmen bereichert sowohl mein professionelles als auch mein persönliches Wachstum und hält meine Leidenschaft für Innovation und Unternehmertum lebendig.